Интеграция Платформы IVA MCU с Outlook и Exchange

Платформа IVA MCU поддерживает интеграцию с календарем Exchange посредством плагина IVA Outlook Plugin. Интеграция обеспечивает возможность синхронизации мероприятий Платформы IVA MCU с событиями календаря Exchange.

Полная двухсторонняя синхронизация обеспечивается только для мероприятий, созданных на основе событий календаря Outlook.
Синхронизация мероприятий, созданных из клиентских приложений IVA Connect, при попытке изменить данные в событии Outlook не поддерживается

Платформа IVA MCU предоставляет следующие способы интеграции с календарем Exchange:

через плагин IVA Outlook Plugin — всю синхронизацию данных выполняет плагин IVA Outlook Plugin. Имеются некоторые функциональные ограничения

через плагин IVA Outlook Plugin и серверный мост Exchange Gateway (предпочтительный вариант) — основную работу по синхронизации данных выполняет серверный мост Exchange Gateway, который через предоставленную учетную запись имперсонализированного пользователя имеет доступ к календарям других пользователей корпоративного календаря Exchange. Плагин IVA Outlook Plugin в этом случае играет вспомогательную роль

Для интеграции через серверный мост Exchange Gateway требуется IVA Outlook Plugin версии 1.15 и старше

Имперсонализированный пользователь должен иметь доступ к чтению и записи в календарях пользователей, которые будут создавать мероприятия через IVA Outlook Plugin

Для обеспечения работы интеграции через серверный мост Exchange Gateway плагин IVA Outlook Plugin добавляет в список участников события Email специализированного ВКС-пользователя.
Ручное удаление специализированного ВКС-пользователя из списка участников приведет к неработоспособности синхронизации данного события с мероприятием Платформы IVA MCU

Интеграция с почтовым клиентом Outlook

Интеграция с Outlook обеспечивается плагином IVA Outlook Plugin.
Подробное описание по установке, настройке и работе с приложением IVA Outlook Plugin приведено в документе IVA Outlook Plugin.

Интеграция с календарем Exchange

Для интеграции с календарем Exchange необходимо выполнить следующие действия:

включить функцию Outlook Plugin через Exchange Gateway:
Войти в веб-панель администрирования → Перейти в раздел Домены → Выбрать домен (если их несколько) → Нажать кнопку Детально → Выбрать секцию Экспериментальные настройки → Поле Outlook Plugin через Exchange Gateway → Включить флаговую кнопку → Нажать кнопку Сохранить

настроить связи с Exchange:
Настройки Домена → Выбрать секцию Настройки связи с Exchange → Выполнить настройки:

EWS API Url — указывается адрес API Exchange Web Service

Email имперсонализированного пользователя — указывается Email имперсонализированного пользователя

Пароль имперсонализированного пользователя — указывается пароль имперсонализированного пользователя
Email специализированного ВКС-пользователя — указывается Email специализированного ВКС-пользователя
Пароль специализированного ВКС-пользователя — указывается пароль специализированного ВКС-пользователя
Частота синхронизации, мс — указывается частота (в миллисекундах) синхронизации событий календаря Exchange с мероприятиями IVA MCU

Задержка обращения к календарю организатора, мс — указывается задержка (в миллисекундах) перед считыванием данных события из календаря организатора

В зависимости от настроек Exchange, новые события в календаре организатора могут отображаться с задержкой.
При необходимости следует изменить значение параметра, чтобы данные события успели стать доступными для чтения перед синхронизацией

Удалять прошедшие мероприятия — включается удаление прошедших мероприятий при удалении связанных событий в календаре Exchange

Могут быть потеряны файлы и данные, сохраненные в мероприятиях
Удалять активные мероприятия — включается удаление активных мероприятий при удалении связанных событий в календаре Exchange

Могут быть потеряны файлы и данные, сохраненные в мероприятиях

Удалять устаревшие данные специализированного ВКС пользователя — включается удаление устаревших данных (почтовые сообщения и прошедшие события календаря) специализированного ВКС-пользователя

Устаревшими данными считаются:

почтовые сообщения, полученные более 3 дней назад
события календаря, завершившиеся более 2 дней назад

Нажать кнопку Сохранить

Принудительная синхронизация мероприятий

Платформа IVA MCU позволяет выполнять принудительную синхронизацию мероприятий со связанным событием в календаре Exchange в панели управления мероприятием.

Принудительная синхронизация доступна, если включена функция Outlook Plugin через Exchange Gateway

Чтобы выполнить принудительную синхронизацию, необходимо:

перейти к мероприятию:
- в панели управления мероприятием выбрать активное мероприятие
  
  или
- Перейти в раздел Запланированные мероприятия → Выбрать запланированное мероприятие / Сеанс периодического мероприятия
нажать кнопку Другое и выбрать Синхронизировать с событием Exchange
выполнить синхронизацию:
- для однократного мероприятия — запускается синхронизация мероприятия с соответствующим событием в календаре Exchange
- для периодического мероприятия выбрать действие:
  - Только этот сеанс — запускается синхронизация данного сеанса мероприятия с соответствующим событием из календаря Exchange
  - Все сеансы — запускается синхронизация для всех сеансов периодического мероприятия с соответствующим событием из календаря Exchange
    
    Синхронизация выполняется асинхронно.
    Возможна задержка в выполнении до 1-3 секунд

Особенности синхронизации при удалении мероприятия

При удалении мероприятия из календаря Exchange логика изменения связанного с ним мероприятия в Платформе IVA MCU зависит от состояния мероприятия и доменных настроек:

для всех сеансов периодического мероприятия:
- если дата начала всех сеансов мероприятия меньше текущей даты, то:
  - при включенной доменной настройке Удалять прошедшие мероприятия — все сеансы мероприятия удаляются
  - при отключенной доменной настройке Удалять прошедшие мероприятия — отменяется периодичность мероприятия (старые сеансы мероприятия не удаляются)
- иначе — все сеансы мероприятия удаляются
для однократного мероприятия или сеанса периодического мероприятия:
- если мероприятие не началось, то мероприятие удаляется
- если мероприятие активно и доменная настройка Удалять активные мероприятия:
  - включена — мероприятие удаляется
  - отключена — активное мероприятие не удаляется
- если мероприятие завершено и:
  - включена доменная настройка Удалять прошедшие мероприятия, то мероприятие удаляется
  - отключена доменная настройка Удалять прошедшие мероприятия, то мероприятие не удаляется

Особенности создания ВКС-мероприятий без установленного IVA Outlook Plugin

Интеграция с календарем Exchange позволяет создавать мероприятия в Платформе IVA MCU напрямую из Outlook без установленного IVA Outlook Plugin.

Данная возможность не рекомендуется к использованию и не планируется к дальнейшему функциональному развитию. Для полноценной работы рекомендуется использовать IVA Outlook Plugin

Для обеспечения возможности создания мероприятий из Exchange без установленного IVA Outlook Plugin необходимо:
Перейти к Настройкам Домена → Выбрать секцию Настройки связи с Exchange → Выполнить настройки:

Создание мероприятий вне IVA Outlook Plugin — включается возможность создавать мероприятия из Outlook без использования IVA Outlook Plugin

В этом случае достаточно добавить в адресаты события специализированного ВКС-пользователя
Обновлять Место в событии при работе вне IVA Outlook Plugin — включается возможность обновлять поле Место в событии календаря Exchange при создании мероприятия из Outlook без использования IVA Outlook Plugin

Должна быть включена настройка Создание мероприятий вне IVA Outlook Plugin

Отправлять письма участникам при работе вне IVA Outlook Plugin — включается возможность отправлять письма с обновленным полем Место всем участникам при создании мероприятия из Outlook без использования IVA Outlook Plugin

Должны быть включены настройки:

Создание мероприятий вне IVA Outlook Plugin
Обновлять Место в событии при работе вне IVA Outlook Plugin

При создании мероприятия через календарь Exchange (без установленного IVA Outlook Plugin) в Платформе IVA MCU создается мероприятие на основе шаблона по умолчанию.
Ссылка на мероприятие появится в поле Место события календаря Exchange.