IVA ДОКУМЕНТАЦИЯ
ОБНОВЛЕНИЯ

Настройки

Навигация

Вы можете использовать левое вертикальное меню для перемещения между разделами настроек.

Меню настроек

Общие настройки

Для перехода в общие настройки выберите Настройки в левом вертикальном меню.

Общие настройки
Вы можете перейти в общие настройки, нажав Настройки на верхней горизонтальной панели приложения и выбрав Общие.

Вы можете изменить язык интерфейса и использование прокси, а также настроить установленные модули.

Обратите внимание, что новые настройки модулей вступят в силу только после перезапуска приложения.

Чтобы выгрузить записи о работе приложения, нажмите Экспорт логов в файл и выберите папку на вашем компьютере для загрузки архива.

Настройки почты

Для перехода в настройки почты выберите раздел Почта в левом вертикальном меню.

Вы можете перейти в настройки почты, нажав Настройки на верхней горизонтальной панели приложения и выбрав Почта.

Папки

Вы можете настроить почтовые папки по умолчанию:

  • Отправленные — папка, в которой будут храниться отправленные письма;

  • Черновики — папка, в которой будут сохраняться черновики;

  • Корзина — папка, в которую будут отправляться удалённые письма.

Почтовые папки по умолчанию

Автоматические действия

Вы можете настроить автоматические действия:

  • Отмечать письмо как прочитанное — задаёт время, через которое письмо при открытии будет помечено прочитанным (или не будет отмечено вовсе);

  • Сохранять черновик — задаёт частоту сохранения писем в черновики.

Автоматические действия

Пересылка вложений

Вы можете настроить правила добавления вложений из оригинала письма при его пересылке:

  • Всегда — вложения будут добавляться автоматически;

  • Спрашивать каждый раз — при каждой пересылке письма с вложениями вы сможете выбрать нужную опцию. Нажмите Запомнить мой выбор, чтобы автоматически применять выбранную опцию ко всем следующим пересылкам;

Окно настроек пересылаемого письма

  • Никогда — вложения при пересылке письма не будут добавляться.

Внешний вид

Чтобы настроить отображение области просмотра письма, выберите один из вариантов:

  • Справа от списка — вид по умолчанию;

  • Под списком;

Вид просмотра "Под списком"

  • Без разделения.

Вид просмотра "Без разделения"

Псевдонимы

Чтобы добавить к своему аккаунту псевдоним:

  1. Перейдите в левом вертикальном меню в раздел Псевдонимы.

  2. Нажмите Создать псевдоним.

  3. Введите имя и почтовый адрес для отображения.

    Почтовый адрес должен быть добавлен на сервер вашим администратором.

  4. Нажмите Применить, чтобы сохранить псевдоним. Нажмите Отменить, чтобы отменить создание псевдонима.

Создание псевдонима

Созданный псевдоним отобразится в списке.

Псевдонимы

Вы можете отредактировать уже созданный псевдоним, нажав Иконка Отредактировать рядом с ним. Чтобы удалить псевдоним, нажмите Иконка Удалить рядом с ним.

Для настройки отображения поля От и выбора псевдонима при создании письма переведите слайдер в положение Иконка Включенный слайдер. Чтобы отключить отображение поля, переведите слайдер в положение Иконка Выключенный слайдер — в этом случае будет выбран псевдоним по умолчанию.

Если вы хотите отключить псевдоним, не удаляя его, переведите иконку в положение Иконка Отключено. Чтобы включить псевдоним обратно, переведите иконку в положение Иконка Включено.

Подписи

Вы можете настроить подпись, которая будет автоматически добавляться в конце каждого вашего письма. Для этого перейдите в раздел Подпись в левом вертикальном меню и нажмите Создать подпись.

В открывшемся окне задайте название подписи, параметры добавления (вручную, только в новые, только в ответы и пересылки, везде) и введите текст в поле. При необходимости воспользуйтесь панелью форматирования, расположенной над полем ввода текста.

Создание подписи

При необходимости настройте расположение и параметры использования подписи.

Создание подписи

Нажмите Сохранить, чтобы создать подпись.

Чтобы отредактировать уже созданную подпись, нажмите Иконка Отредактировать. Чтобы удалить подпись, нажмите Иконка Удалить.

Если вы хотите отключить подпись, не удаляя её, переведите слайдер в положение Иконка Выключенный слайдер. Чтобы включить подпись обратно, переведите слайдер в положение Иконка Включенный слайдер.

Подписки на папки

Вы можете управлять своими подписками на папки других пользователей. Для этого перейдите в раздел Подписки в левом вертикальном меню и нажмите Вы подписаны.

Подписки на папки

Нажмите Иконка Отписаться напротив папки, если хотите отписаться от неё. Папка будет перемещена в Приглашения, где вы сможете снова на неё подписаться, нажав Иконка Подписаться.

Чтобы увидеть папки, к которым вы предоставили доступ другим пользователям, нажмите Доступные другим. Вы можете изменить права доступа или удалить пользователя.

Доступные другим папки

Почтовые правила

Создание правила

Чтобы настроить почтовые правила:

  1. Перейдите в левом вертикальном меню в раздел Правила.

  2. Нажмите Создать правило.

  3. В открывшемся окне введите название правила и установите условия фильтрации:

    • Применять, если выполнены все условия — правило будет работать при соблюдении всех добавленных условий;

    • Применять, если выполнено любое условие — правило будет работать при соблюдении хотя бы одного добавленного условия;

    • От — фильтр по отправителю письма в формате name@domen.ru;

    • Кому — фильтр по получателю письма в формате name@domen.ru;

    • Копия — фильтр по получателю копии письма в формате name@domen.ru;

    • Тема — фильтр по теме письма;

    • Размер — фильтр по размеру письма в килобайтах;

    • Содержит — правило сработает, если письмо будет соответствовать хотя бы одному условию. Например, Кому Содержит teh3@demo.org — в этом случае все письма, отправленные Ксении Абрамовой (teh3@demo.org), будут обработаны правилом, даже если в самом письме были указаны и другие получатели;

    • Не содержит — правило сработает, если письмо не будет содержать хотя бы одно условие. Например, Тема Не содержит Созвон — в этом случае все письма с иной темой письма будут обработаны правилом;

    • Равно — правило сработает, если заданный параметр будет точно соответствовать условию. Например, Тема Равно Совещание — в этом случае все письма с такой темой будут обработаны правилом, но если в теме письма будет указано Срочное совещание, письмо не будет обработано правилом;

    • Не равно — правило сработает, если заданный параметр будет отличаться от условия. Например, От Не равно teh3@demo.org — в этом случае все письма, полученные от других отправителей, будут обработаны правилом;

    • Меньше/Больше — применимо только если выбран фильтр по размеру письма.

  4. Выберите действия, которые должны совершаться при выполнении правила:

    • Переместить в — выбрать папку, в которую будут перемещаться письма;

    • Пометить прочитанным — письма будут помечаться как прочитанные;

    • Переадресовать — указать почтовый адрес пользователя, которому будут перенаправляться письма;

    • Отвечать сообщением — настроить текст автоответа;

    • Выбросить — письма будут безвозвратно удаляться без возможности восстановления;

    • Прекратить обработку — при наличии нескольких правил, их применение остановится на данном.

  5. Установите флаги, если это необходимо.

    Флаги являются служебными метками, которые присваиваются письмам почтовым сервером и описывают, как письмо должно отображаться в клиентском приложении. Например, вы можете использовать флаг Помечено, чтобы обработанные правилом письма помечались как избранные, или флаг Удалено, чтобы автоматически отмечать письма к удалению.

  6. Нажмите Сохранить, чтобы завершить создание правила.

Если существует несколько правил с одинаковыми условиями или частью условий, применяться будет только последнее созданное правило.

Чтобы отредактировать уже созданное правило, нажмите Иконка Отредактировать. Если вы хотите отключить правило, не удаляя его, переведите слайдер в положение Иконка Выключенный слайдер. Чтобы включить правило обратно, переведите слайдер в положение Иконка Включенный слайдер.

Чтобы совершить дополнительные действия с правилом, нажмите Иконка Дополнительные действия:

  • Дублировать — открывает окно создания правила с копией условий текущего правила;

  • Удалить — удаляет правило.

Примеры готовых почтовых правил

Сценарий 1

Все письма от начальника помечать как избранные и перемещать в отдельную папку.

  1. Создаём новое правило, указав в качестве отправителя teh1@demo.org (Константин Константинопольский).

    Пример правила 1

  2. Выбираем папку для перемещения и устанавливаем флаг.

    Пример правила 1

  3. Нажимаем Сохранить, чтобы завершить создание правила. В результате письмо от начальника автоматически помечается как избранное и перемещается в папку.

    Пример правила 1
Сценарий 2

Письма, касающиеся совещаний, отправленные teh2@demo.org (Анастасия Константинопольская), перемещать в отдельную папку.

  1. Создаём новое правило, добавив два условия: тема письма и отправитель. Указываем именно Тема Содержит "Совещание", чтобы не пропустить, к примеру, письмо с темой "Совещание в пятницу". Обязательно выбираем Применять, если выполнены все условия, чтобы правилом обрабатывались только письма по поводу совещаний от Анастасии.

    Пример правила 2

  2. Выбираем папку для перемещения.

    Пример правила 2

  3. Нажимаем Сохранить, чтобы завершить создание правила. В результате письмо от Анастасии по поводу совещания автоматически перемещается в отдельную папку.

    Пример правила 2

Автоответчик

Вы можете добавить автоматический ответ на все входящие письма — например, если уходите в отпуск и хотите, чтобы коллеги об этом знали. Для этого перейдите в раздел Автоответ и нажмите Создать автоответ:

  1. Введите название и текст автоответа.

  2. Выберите дату начала. Чтобы задать дату окончания, поставьте галочку в чекбоксе Установить дату завершения и выберите дату.

    Создание автоответа

  3. Настройте дополнительные параметры:

    1. Отправлять автоответ:

      • Всем — настройка по умолчанию, автоответ будет отправляться на все входящие письма;

      • Конкретным адресатам — указать почтовый(-е) адрес(-а) пользователя(-ей), которому(-ым) будет отправляться автоответ.

    2. Применять для писем с темой:

      • Содержит — автоответ сработает, если тема входящего письма будет содержать хотя бы указанное условие. Например, Содержит Созвон — в этом случае на все письма с указанной темой будет отправлен автоответ;

      • Не содержит — автоответ сработает, если тема входящего письма не будет содержать указанное условие. Например, Не содержит Совещание — в этом случае на все письма с иной темой будет отправлен автоответ;

      • Равно — автоответ сработает, если тема входящего письма будет точно соответствовать условию. Например, Равно Рассылка — в этом случае на все письма с такой темой будет отправлен автоответ, но если в теме письма будет указано Еженедельная рассылка, автоответ не будет отправлен;

      • Не равно — автоответ сработает, если заданная тема будет отличаться от условия. Например, Не равно Договор — в этом случае на все письма с отличающейся темой (к примеру, Договор поставки) будет отправлен автоответ.

    3. Переадресовывать письма — указать почтовый(-е) адрес(-а) пользователя(-ей), которому(-ым) будут перенаправляться письма. Поставьте галочку в чекбоксе, если хотите, чтобы копия письма сохранялась в вашем почтовом ящике.

  4. Нажмите Сохранить, чтобы завершить создание автоответа.

Чтобы отредактировать уже созданный автоответ, нажмите Иконка Отредактировать. Чтобы удалить автоответ, нажмите Иконка Три точки и выберите Удалить.

Если вы хотите отключить автоответ, не удаляя его, переведите слайдер в положение Иконка Выключенный слайдер. Чтобы включить автоответ обратно, переведите слайдер в положение Иконка Включенный слайдер.

Настройки календаря

Подписки на календари

Вы можете управлять своими подписками на календари других пользователей. Для этого перейдите в раздел Подписки в левом вертикальном меню и нажмите Вы подписаны.

Подписки на календари

Нажмите Иконка Отписаться напротив календаря, если хотите отписаться от него. Календарь будет перемещён в Приглашения, где вы сможете снова на него подписаться, нажав Иконка Подписаться.

Чтобы увидеть календари, к которым вы предоставили доступ другим пользователям, нажмите Доступные другим. Вы можете изменить права доступа или удалить пользователя.

Доступные другим календари
Описание прав доступа можно посмотреть здесь.

Смена аккаунта

Чтобы войти в другой аккаунт, нажмите Iva One на верхней горизонтальной панели и выберите Разлогиниться. В открывшемся окне введите логин (Имя пользователя) и пароль и нажмите Авторизоваться для входа в аккаунт.