IVA ДОКУМЕНТАЦИЯ
ОБНОВЛЕНИЯ

Создание мероприятий

После создания мероприятие отображается в календаре у всех участников мероприятия. Всем участникам, кроме Организатора, отправляются приглашения на мероприятие на электронную почту.

Пользователь, создавший мероприятие, получает права Организатора мероприятия.

Создание события

Чтобы создать событие, необходимо:
Мероприятия Иконка Мероприятия → Нажать кнопку Иконка Создать → Событие → Ввести название события → Указать место или помещение проведения (при необходимости) → Ввести описание (при необходимости) → Весь день: Включить Иконка Переключатель Включено (выбрать даты начала и окончания проведения события) / Выключить Иконка Переключатель Включено (выбрать дату и время начала / окончания события) → Выбрать повторяемость → Добавить вложения (при необходимости) → Добавить участников → Установить приоритет (только для IVA One iOS) → Создать мероприятие

Создание события

Создание ВКС-встречи

Запланировать ВКС-встречу можно одним из следующих способов:

  1. из календаря Иконка Мероприятия:

    Мероприятия Иконка Мероприятия → Нажать кнопку Иконка Создать → ВКС-встреча → Ввести название мероприятия → Ввести описание (при необходимости) → Выбрать дату и время начала / окончания → Выбрать повторяемость → Добавить вложения (при необходимости) → Добавить участников → Выбрать настройки: шаблон мероприятия, дополнительные настройки и настройки подключения → Создать мероприятие / Создать встречу

  2. из адресной книги Иконка Контакты с предварительным списком участников:

    Название мероприятия, созданного из раздела Контакты, будет состоять из имен пользователей

  3. из раздела Чаты Иконка Чаты с предварительным списком участников:

Создание ВКС-встречи

Параметры мероприятия

Название мероприятия

Организатору мероприятия необходимо указать название мероприятия в поле Название.

Название мероприятия будет отображаться в окне мероприятия во время сеанса мероприятия, в календаре в карточке мероприятия, в профиле мероприятия, в уведомлениях о приглашении в мероприятие, в электронных письмах участников, приглашенных на мероприятие.

Описание мероприятия

В поле Описание можно указать более подробную информацию о мероприятии. Данное поле необязательно для заполнения. Указанная в нем информация будет отображаться в профиле мероприятия, в уведомлениях о приглашении в мероприятие, в электронных письмах участников, приглашенных на мероприятие.

Место или помещение проведения

Выбор места / помещения проведения мероприятия доступен только для мероприятий типа Событие.

В поле Место или помещение можно указать более подробную информацию о месте проведения мероприятия. Данное поле необязательно для заполнения. Указанная в нем информация будет отображаться в календаре в карточке мероприятия, в профиле мероприятия, в уведомлениях о приглашении в мероприятие, в электронных письмах участников, приглашенных на мероприятие.

Дата и время проведения

Чтобы указать дату и время проведения мероприятия, необходимо:

  • поле Начало: выбрать желаемую дату начала мероприятия (по умолчанию поле заполнено текущей датой) и выбрать желаемое время начала мероприятия (по умолчанию поле заполнено временем, с округлением до часа вперед, например, 11:00)

  • поле Окончание: выбрать желаемое время окончания мероприятия (по умолчанию поле заполнено временем, с округлением до часа вперед от времени начала мероприятия, например, 12:00)

Длительность мероприятия по умолчанию составляет один час
Дата проведения мероприятия

Для мероприятий типа Событие возможно установить длительность мероприятия Весь день Иконка Включить
При выборе данной опции доступен выбор только даты проведения мероприятия, выбор времени начала и окончания недоступен.

Весь день

Периодичность мероприятия

При создании мероприятия необходимо установить его повторяемость (периодичность):

Повторение мероприятия

  • не повторяется (однократное мероприятие)

  • по будням

  • ежедневно

  • еженедельно:

    • повтор (каждую 1, 2, 3 или 4 неделю)

    • день недели

      Для сохранения выбранных данных: Нажать Готово / Нажать кнопку Иконка Подтвердить
      Еженедельное мероприятие

  • ежемесячно:

    • повтор: каждый 1, 2, 3, 4, 5 или 6 месяц

    • тип повторения: День недели / Число месяца

    • номер дня (для типа повторения День недели): первый / второй / третий / четвертый

    • день недели (для типа повторения День недели)

    • число месяца (для типа повторения Число месяца)

      Для сохранения выбранных данных: Нажать Готово / Нажать кнопку Иконка Подтвердить
      Ежемесячное мероприятие

Вложения

Чтобы добавить вложение при создании мероприятия / комнаты, необходимо:
Вложения → Добавить вложение Иконка Добавить вложение → Выбрать изображение, видео или файл

Добавить вложение

Чтобы удалить вложение при создании мероприятия / комнаты, необходимо:
Вложения → Изменить / Нажать кнопку Иконка Редактировать → Выбрать изображение, видео или файл → Нажать кнопку Иконка Удалить → Подтвердить удаление вложения, нажав Удалить → Нажать Готово / Нажать кнопку Иконка Подтвердить

Добавление вложения

Участники

Чтобы добавить участников в мероприятие, необходимо:
Нажать Участники Иконка Участники → Добавить участников Иконка Редактировать → Выбрать / Найти участников Выбор контакта → Нажать Готово / Нажать кнопку Иконка Подтвердить

Выбранные участники будут добавлены в список участников мероприятия / комнаты.

Удалить пользователя из списка участников можно одним из следующих способов:

  • Участники → Нажать на имя участника / Нажать кнопку Иконка Раскрыть → Удалить участника Иконка Удалить → Подтвердить удаление участника, нажав Удалить участника

  • Участники → Изменить / Нажать кнопку Иконка Редактировать → Выбрать участника → Нажать кнопку Иконка Удалить → Подтвердить удаление участника, нажав Удалить

Все участники мероприятия разделены по группам в зависимости от своей роли в данном мероприятии.
Роли участников отображаются над именем участника мероприятия.

Доступны следующие типы ролей:

  • Модератор

  • Участник

  • Докладчик

  • Переводчик (при активированной настройке мероприятия Синхронный перевод)

Настройка ролей участников доступна только для мероприятий типа ВКС-встреча

Чтобы назначить роли участника мероприятия, необходимо:

Участники → Нажать на имя участника / Нажать кнопку Иконка Раскрыть → Роль → Выбрать роль

Группы ролей

Приоритет мероприятия

Установка приоритета мероприятия доступна только для мероприятий типа Событие.

При создании события доступна установка приоритета мероприятия:

  • Высокий

  • Низкий

  • Без приоритета

По умолчанию при создании события указан тип без приоритета

Настройки мероприятия

Выбор настроек мероприятия доступен только мероприятий типа ВКС-встреча.

Для перехода к настройкам мероприятия необходимо: Настройки → Выбрать настройку мероприятия

Настройки ВКС-встречи

Тип мероприятия

Тип мероприятия — набор предустановленных параметров мероприятия, который создает и редактирует Администратор Платформы.

При создании мероприятия необходимо выбрать шаблон мероприятия.

Чтобы выбрать шаблон мероприятия, необходимо: Настройки → Тип → Выбрать шаблон

Системные шаблоны созданы в Платформе по умолчанию.
Администратор Платформы имеет возможность редактировать их, удалять и создавать новые

Дополнительные настройки

В секции Дополнительные настройки можно установить дополнительные настройки мероприятия:

Чтобы включить / отключить дополнительные настройки, необходимо:
Настройки → Дополнительные настройки → Выбрать требуемую настройку: Включить Иконка Переключатель Включено / Выключить Иконка Переключатель Выключено

Постоянное отображение участников в раскладке видео

Настройка позволяет установить, что будет отображаться в рабочей области трансляции в случае отключения (отсутствия) камеры пользователя.

Настройка зависит от выбранного шаблона мероприятия. Данной настройкой можно управлять вручную.

При активированной настройке в рабочей области трансляции в случае отключенной (отсутствующей) камеры будет отображаться аватар пользователя. Если настройка не активирована, то видеопоток от пользователя не транслируется.

Индикация голосовой активности

Индикация голосовой активности участника мероприятия, говорящего в настоящий момент, подсвечивается во время трансляции.

Деление участников на группы

Настройка позволяет распределять участников мероприятия по группам во время проведения мероприятия.

Деление участников на группы доступно только для непериодических мероприятий.

Реакции участников

Организатор и Модератор при создании мероприятия или во время его проведения могут предоставить участникам право использовать реакции (эмодзи). Участники мероприятия могут использовать эмодзи для визуализации эмоций и привлечения внимания докладчиков.

После активации реакций на панели управления добавится кнопка с возможностью оставить реакцию.

Участникам мероприятия станут доступны различные реакции, например: палец вверх, знак вопроса и другие эмодзи, выражающие реакции для привлечения внимания докладчиков или модераторов.

Оповещение о завершении мероприятия

При активации настройки Оповещение о завершении мероприятия по завершении мероприятия на адрес электронной почты пользователя, участвовавшего в мероприятии, будет отправлено письмо, содержащее информацию о завершении мероприятия, а также ссылку для просмотра материалов завершенного мероприятия.

Автоматический старт записи / стенограммы мероприятия

При создании мероприятия Организатор может включить настройку автоматического старта записи / стенограммы мероприятия при его начале.

Управление записью и стенограммой осуществляется в интерфейсе активного мероприятия.

Принудительное управление камерой и микрофоном

Настройка позволяет Организатору или Модератору принудительно управлять камерой и микрофоном остальных участников мероприятия (без запроса).

Если настройка принудительного управления камерой и микрофоном включена, то при подключении к мероприятию участникам отобразится уведомление о возможности управления Модератором оборудованием участника.

В мероприятии с принудительным управлением Организатор или Модератор может управлять камерой / микрофоном участника без запроса и независимо от установленных участником настроек медиатрансляции. Кроме случая, когда участник отключил себе, например, камеру, то Модератор не сможет включить ему камеру. Если участник включит себе камеру, то Модератор снова может принудительно управлять его камерой.

Настройки подключения к мероприятию

В секции Подключение к мероприятию можно установить следующие настройки подключения к мероприятию:

Комната ожидания для неприглашенных участников

Комната ожидания для неприглашенных участников доступна для мероприятий типа ВКС-встреча, а также для постоянных мероприятий — комнат.

Организатор и Модератор мероприятия могут активировать Комнату ожидания для неприглашенных пользователей.

Чтобы активировать комнату ожидания, необходимо:
Настройки → Подключение к мероприятию / Параметры подключения → Комната ожидания для неприглашенных участников Иконка Включено / Иконка Выбрать

Пользователи, воспользовавшиеся для входа ID мероприятия или гостевой ссылкой, попадают в комнату ожидания и находятся в ней, пока Организатор или Модератор мероприятия не примет решение о его участии.

Перед тем как попасть в комнату ожидания, пользователь должен авторизоваться (ввести логин и пароль) или предоставить информацию о себе.

Параметры входа в мероприятия для рядовых участников

При создании мероприятия Организатор может настроить параметры входа в мероприятие для рядовых участников — настройка Вход в мероприятие возможен при наличии модератора или докладчика.

При активации настройки Вход в мероприятие возможен при наличии модератора или докладчика рядовые участники мероприятия смогут войти в мероприятие только в том случае, если к нему подключен Модератор или Докладчик.

Для активации настройки:
Настройки → Подключение к мероприятию / Параметры подключения → Вход в мероприятие возможен при наличии модератора или докладчика Иконка Включено / Иконка Выбрать

Пароль для неприглашенных участников

При создании мероприятия доступна настройка подключения к мероприятию — Запрашивать пароль для неприглашенных участников.
Пароль для входа автоматически генерируется при активации настройки, но может быть изменен Организатором мероприятия. После активации данной настройки при входе в мероприятие / комнату по ID или гостевой ссылке неприглашенным участникам (гостям) и Докладчикам необходимо будет ввести пароль.

Чтобы установить пароль для входа неприглашенных участников:
Настройки → Подключение к мероприятию / Параметры подключения → Запрашивать пароль для неприглашенных участников Иконка Включено / Иконка Выбрать → Пароль для гостей / Пароль для докладчиков: Установить пароль → Нажать кнопку Иконка Сохранить / Готово

Количество символов в пароле: от 4 до 32.

Организатор и Модератор мероприятия могут в любое время изменить пароль для входа неприглашенных участников

Возможные действия с паролем:

  • изменить пароль:
    Нажать на строку ввода пароля → Ввести новый пароль или Обновить пароль Иконка Обновить и скопировать пароль (автоматически сгенерировать новый пароль)

  • скрыть пароль Иконка Показать пароль

  • показать пароль Иконка Скрыть пароль

  • скопировать пароль Иконка Скопировать пароль

  • обновить и скопировать пароль Иконка Обновить и скопировать пароль (автоматически сгенерировать и скопировать новый пароль)

Разрешить вход в мероприятие до начала

При создании мероприятия доступна настройка подключения к мероприятию — Разрешить вход в мероприятие до начала, которая позволяет участникам войти в еще не начавшееся мероприятие. В зависимости от настройки войти можно за 5, 10, 15, 30 минут или 1 час до начала мероприятия.

Чтобы запланировать и разрешить вход в мероприятие до начала, необходимо:
Настройки → Подключение к мероприятию / Параметры подключения → Разрешить вход в мероприятие до начала Иконка Включено / Иконка Выбрать → Время до начала: Выбрать разрешенное время для входа (5, 10, 15, 30 минут или 1 час)

Организатор и Модератор могут в любое время войти в запланированное еще не начавшееся мероприятие

Разрешить доступ к материалам завершенного мероприятия

Организатор или Модератор мероприятия при создании / редактировании мероприятия может настроить возможность доступа к материалам завершенного мероприятия.

Чтобы настроить доступ к материалам завершенного мероприятия, необходимо:
Настройки → Подключение к мероприятию / Параметры подключения → Разрешить доступ к материалам завершенного мероприятия Иконка Включено / Иконка Выбрать → Выбрать уровень доступа: Только приглашенным / Всем