Создание мероприятия
В Приложении можно создать мероприятия двух видов:
-
Планируемое мероприятие:
Мероприятия
→ Нажать кнопку 
→ Запланировать → Мероприятие → Планирование мероприятия → Ввести информацию о мероприятии → Выбрать периодичность и шаблон → Выбрать дату начала мероприятия → Указать время начала и окончания мероприятия → Подключение к мероприятию: выбрать настройки подключения к мероприятию → Дополнительные настройки: выбрать дополнительные настройки → Выбрать фоновое изображение посадочной страницы мероприятия 
(при необходимости) → Вкладка Приглашенные участники → Добавить участников → Назначить роли участникам 
→ Вкладка Файлы → Добавить файлы → Запланировать
Время начала и окончания мероприятия можно выбрать из указанных вариантов или указать вручную При создании мероприятия в него можно добавлять внешних пользователей, отмеченных пиктограммой
. Мероприятие с таким участником является федеративным. Для пользователей экземпляра, на котором оно создано, мероприятие остается локальным.
-
Быстрое мероприятие:
Мероприятия
→ Нажать кнопку → Начать сейчас → Выбрать шаблон → Рабочая область мероприятия
Копирование мероприятия
Организатор и Модератор могут создать мероприятие на основе существующего или уже прошедшего мероприятия. Копирование доступно, если пользователю разрешено создавать мероприятия и на Платформе IVA MCU доступен подходящий шаблон.
Если в Приложении уже есть черновик другого мероприятия, при выборе Копировать открывается окно Планирование мероприятия. В этом окне доступны следующие действия:
-
Продолжить — вернуться к планированию мероприятия из существующего черновика
-
Удалить — удалить существующий черновик и открыть черновик копии выбранного мероприятия
Чтобы скопировать мероприятие, необходимо:
-
открыть раздел Мероприятия
-
вызвать контекстное меню нужного мероприятия и выбрать Копировать или перейти в Подробную информацию о мероприятии → Нажать кнопку
→ Нажать кнопку Копировать
-
в окне Планирование мероприятия проверить название, описание, периодичность, продолжительность, настройки подключения и список участников
-
указать дату и время нового мероприятия, при необходимости изменить настройки и добавить файлы
-
нажать Запланировать
Пароли исходного мероприятия не переносятся в новое. Перед планированием необходимо проверить настройки доступа и пароли для гостей и докладчиков.
Если подписка или шаблон не позволяют перенести часть настроек, Приложение показывает предупреждение. Перед созданием мероприятия необходимо проверить его параметры.
Если подходящий шаблон недоступен, то Приложение отображает сообщение: Отсутствует подходящий шаблон для копирования данного мероприятия. Черновик копии не открывается.
| Копирование мероприятий доступно при подключении к Платформе IVA MCU версии 28.0 и выше |
Периодичность мероприятия
При создании мероприятия необходимо установить его периодичность:
-
однократно
-
по будням
-
ежедневно
-
еженедельно
-
неделя
-
день недели
-
-
ежемесячно
-
месяц
-
день недели / число
-
При создании / редактировании (доступно только при редактировании всех сеансов) периодического мероприятия можно указать дату его окончания:
Выбрать периодичность: По будням / Ежедневно / Еженедельно / Ежемесячно → Дата окончания → Выбрать дату окончания:
-
Никогда
-
Выбрать дату
-
указать дату окончания
-
-
Количество сеансов
-
указать количество сеансов
-
Шаблон мероприятия
Шаблон — набор предустановленных параметров мероприятия, который создает и редактирует Администратор Платформы.
При создании мероприятия необходимо выбрать шаблон:
-
системный шаблон:
-
HD Конференция — конференция в высоком качестве видео и аудио
-
HD Вебинар — вебинар в высоком качестве видео и аудио
-
HD Лекция — лекция в высоком качестве видео и аудио
-
HD Селектор — селектор в высоком качестве видео и аудио
-
WebRTC Вебинар — вебинар, в котором участники подключаются к мероприятию с помощью WebRTC, а не FLV HTTP
-
другие системные шаблоны, созданные Администратором Платформы в веб-интерфейсе панели администрирования
-
-
пользовательский шаблон
|
Системные шаблоны созданы в Платформе по умолчанию. Администратор Платформы имеет возможность редактировать их, удалять и создавать новые. |
Настройки подключения к мероприятию
При создании планируемого мероприятия можно выбрать настройки подключения к мероприятию:
-
комната ожидания для участников
-
разрешить вход в мероприятие до начала
-
запрашивать пароль для неприглашенных участников
Вход в мероприятие до начала
При создании планируемого мероприятия доступна дополнительная настройка — Разрешить вход в мероприятие до начала. Данная настройка позволяет войти в еще не начавшееся мероприятие до его начала — за 5, 10, 15, 30 минут или 1 час.
Для того чтобы Разрешить вход в мероприятие до начала, необходимо:
Планирование мероприятия → Дополнительные настройки → Нажать флаговую кнопку Разрешить вход в мероприятие до начала → Установить время входа до начала (5, 10, 15, 30 минут или 1 час)
| Организатор и Модератор мероприятия могут в любое время зайти в запланированное, но еще не начавшееся мероприятие |
Пароль для неприглашенных участников
При создании планируемого мероприятия доступна дополнительная настройка — Запрашивать пароль для неприглашенных участников. После активации данной настройки при входе в мероприятие по ID или гостевой ссылке неприглашенным участникам необходимо будет ввести пароль.
Для того чтобы запрашивать пароль для неприглашенных участников, необходимо:
Планирование мероприятия → Дополнительные настройки → Нажать флаговую кнопку Запрашивать пароль для неприглашенных участников → Ввести пароль для гостей / пароль для докладчиков
| Если администратор Платформы IVA MCU включил в веб-панели администрирования автоматическую генерацию паролей, то при планировании мероприятия настройка Запрашивать пароль для неприглашенных участников включается автоматически, а поля паролей заполняются. Перед созданием мероприятия пароли можно проверить и изменить |
Элементы панели управления:
обновить пароль
показать пароль / 
скрыть пароль
Дополнительные настройки
При создании планируемого мероприятия можно выбрать дополнительные настройки:
-
постоянное отображение участников в раскладке видео
-
индикация голосовой активности участников
-
принудительное управление камерой и микрофоном участников
-
разрешить удаленное управление рабочим столом
Постоянное отображение участников в раскладке видео
При создании планируемого мероприятия доступна дополнительная настройка — Постоянное отображение участников в раскладке видео. Данная настройка позволяет в случае отключения камеры пользователя во время проведения мероприятия отображать пользовательский аватар.
Чтобы включить Постоянное отображение участников в раскладке видео, необходимо:
Планирование мероприятия → Дополнительные настройки → Нажать флаговую кнопку Постоянное отображение участников в раскладке видео
Индикация голосовой активности участников
При создании планируемого мероприятия доступна дополнительная настройка — Индикация голосовой активности участников. При активации данной настройки видео участника мероприятия, говорящего в настоящий момент, подсвечивается.
Чтобы включить Индикацию голосовой активности участников, необходимо:
Планирование мероприятия → Дополнительные настройки → Нажать флаговую кнопку Индикация голосовой активности участников
Реакции участников
При создании планируемого мероприятия доступна дополнительная настройка — Реакции участников. Организатор и Модератор при создании мероприятия или во время его проведения могут предоставить участникам право использовать эмодзи. Участники мероприятия могут использовать эмодзи для визуализации эмоций и привлечения внимания докладчиков.
Для того чтобы активировать Реакции участников, необходимо: Планирование мероприятия → Дополнительные настройки → Нажать флаговую кнопку Реакции участников
После активации реакций на панели управления мероприятием добавится кнопка с возможностью оставить реакцию.
Активировать Реакции участников также можно в общих настройках мероприятия, для этого необходимо:
Интерфейс мероприятия → Настройки мероприятия 
→ Общие настройки мероприятия → Активировать Реакции участников
Участникам мероприятия станут доступны различные реакции, например: палец вверх, знак вопроса и другие эмодзи, выражающие реакции для привлечения внимания докладчиков или модераторов.
Чтобы оставить реакцию участнику, необходимо: Панель управления → Нажать кнопку 
→ Нажать кнопку с подходящей реакцией
Если пользователь оставил реакцию, то все участники мероприятия увидят оповещение с именем пользователя и его реакцией
Реакции участников мероприятия отображаются в разделе Участники поверх аватаров участников.
| Реакции участников в разделе Участники будут отображаться определенное время. Время отображения реакции настраивается Администратором Платформы |
Принудительное управление камерой и микрофоном
При создании планируемого мероприятия доступна настройка управления оборудованием участников — Принудительное управление камерой и микрофоном, которая позволяет Организатору или Модератору принудительно управлять камерой и микрофоном остальных участников мероприятия (без запроса).
Если настройка Принудительное управление камерой и микрофоном включена, то при подключении к мероприятию участникам отобразится уведомление о возможности принудительного управления.
В мероприятии с принудительным управлением Организатор или Модератор может управлять камерой / микрофоном других участников мероприятия без запроса и независимо от установленных участником собственных настроек медиатрансляции.
Участник мероприятия при самостоятельном отключении своего оборудования фактически запрещает Организатору / Модератору осуществлять принудительное управление при проведении мероприятия.
Если участник включит собственное оборудование, то Организатор / Модератор сможет снова принудительно управлять оборудованием участника.
Уведомления о запрете и разрешении принудительного управления показываются по одному разу для камеры и микрофона в течение одного подключения к мероприятию. Повторное самостоятельное выключение или включение оборудования не вызывает такое же уведомление.
Чтобы активировать настройку принудительного управления камерой и микрофоном, необходимо: Планирование мероприятия → Дополнительные настройки → Нажать флаговую кнопку Принудительное управление камерой и микрофоном
Удаленное управление
При создании планируемого мероприятия доступна дополнительная настройка — Разрешить удаленное управление. При активации данной настройки Организатором или Модератором при создании мероприятия или во время его проведения, участникам мероприятия предоставляется возможность удаленного управления рабочим столом участника, демонстрирующего экран.
| Возможность настройки удаленного управления включается Администратором Платформы в системных настройках IVA MCU |
| Запросить доступ на удаленное управление могут одновременно несколько участников мероприятия |
| Запрос на удаленное управление отправляется и приходит только владельцу демонстрации |
Для того чтобы Разрешить удаленное управление, необходимо: Планирование мероприятия → Дополнительные настройки → Нажать флаговую кнопку Разрешить удаленное управление
Фоновое изображение посадочной страницы мероприятия
При планировании мероприятия пользователь может добавить, изменить или удалить фоновое изображение посадочной страницы мероприятия, которое будут видеть участники при входе в мероприятие по гостевой ссылке.
Чтобы добавить фоновое изображение посадочной страницы, необходимо:
Планирование мероприятия → Нажать кнопку Загрузить фон → Проводник → Выбрать файл → Открыть → Превью посадочной страницы мероприятия
| Максимальный размер фонового изображения посадочной страницы: 2048×2048 пикселей |
Чтобы изменить фоновое изображение посадочной страницы, необходимо:
Фоновое изображение посадочной страницы мероприятия → Нажать кнопку →
Изменить фон 
→ Проводник → Выбрать файл → Открыть
Чтобы удалить фоновое изображение посадочной страницы, необходимо:
Фоновое изображение
посадочной страницы мероприятия → Нажать кнопку → Удалить фон 
→ Удаление фонового изображения → Удалить
Добавление участников
Во время планирования мероприятия на вкладке Приглашенные участники можно добавить пользователей из адресной книги, внешних и незарегистрированных пользователей.
Приглашенным участникам мероприятия на электронную почту будет направлено письмо с информацией о запланированном мероприятии и персональной ссылкой для входа в него. Если участник является зарегистрированным пользователем, то его персональная ссылка будет содержать информацию для аутентификации. Если участник незарегистрированный пользователь, то его персональная ссылка будет содержать информацию для принудительной авторизации под именем, которое указал Организатор мероприятия.
Чтобы добавить участников, необходимо:
Нажать кнопку → Добавление участников → Строка поиска: ввести имя участника / номер телефона / адрес VoIP-устройства / адрес электронной почты → Выбрать участника 
→ Нажать кнопку Добавить
|
При добавлении в мероприятие внешний пользователь помечается пиктограммой и для него отображается название сервера, на котором он зарегистрирован
|
В результатах поиска выделяется часть имени, адреса электронной почты или номера телефона, совпавшая с запросом. При поиске по номеру телефона в карточке найденного пользователя отображается этот номер.
За один сеанс добавления можно пригласить не более 1000 пользователей. Дополнительно действует установленное администратором ограничение общего количества участников мероприятия, включая Организатора.
При достижении 80 % ограничения появляется счетчик оставшихся мест. Если порог 80 % достигнут для обоих ограничений, отображается меньшее из двух значений. Учитываются и пользователи из выбранных групп.
|
Пользователи, найденные в LDAP-каталоге, помечаются тегом внешний. Этот тег указывает на LDAP-каталог как источник учетной записи. Для внешних пользователей федерации используется пиктограмма 
|
| Вместо отдельных пользователей можно добавить группу пользователей целиком или выбрать часть ее участников |
Чтобы назначить роли участникам, необходимо:
Выбрать участника → Нажать кнопку → Назначить модератором / Назначить докладчиком
|
Назначение роли Переводчик для пользователя доступно только в IVA WEB. Роль переводчика может быть назначена как при создании планируемого мероприятия с синхронным переводом, так и в активном мероприятии. Роль переводчика можно назначить, только если во время планирования мероприятия была включена настройка Синхронный перевод |
| При создании мероприятия назначение роли доступно только для пользователей из адресной книги |
Добавление групп пользователей
При планировании и редактировании мероприятий и комнат, а также во время их проведения можно приглашать группы пользователей. Состав групп формируется в веб-панели администрирования Платформы IVA MCU.
| Добавление групп доступно при подключении к Платформе IVA MCU версии 29.0 и выше. Для приглашения в активное мероприятие необходимы права на добавление участников |
Чтобы добавить группу пользователей в мероприятие / комнату, необходимо:
-
создание мероприятия / комнаты
-
нажать кнопку Добавить участников
→ окно Добавление участников -
в поле Поиск пользователей и групп ввести название группы или его часть / выбрать группу в секции Группы
-
установить флаговую кнопку
рядом с нужной группой, чтобы выбрать всех ее пользователей -
нажать Добавить
Чтобы выбрать отдельных пользователей группы, необходимо:
-
нажать Открыть в строке группы
-
установить флаговую кнопку
рядом с нужными пользователями -
нажать Подтвердить
-
в окне Добавление участников нажать Добавить
Для добавления группы необходимо выбрать хотя бы одного пользователя. Рядом с выбранной группой отображается количество выбранных пользователей и общее количество пользователей группы.
Уже приглашенные пользователи отмечены в списке и недоступны для повторного выбора. Если пользователь входит в несколько выбранных групп, он добавляется в мероприятие один раз.
При выборе группы учитываются ограничения на количество приглашаемых участников: не более 1000 пользователей за один сеанс добавления и максимальное количество участников мероприятия, установленное администратором. При достижении 80 % ограничения в окне появляется счетчик оставшихся мест. Если целая группа не помещается в оставшееся количество мест, необходимо выбрать отдельных пользователей группы.
| При планировании мероприятия приглашения отправляются после нажатия Запланировать, при создании комнаты — после нажатия Создать, при редактировании — после нажатия Сохранить |
При создании мероприятия или комнаты Приложение может отобразить сообщение — Не удалось добавить участников в мероприятие. Возможно, выбранные пользователи или группы были удалены. В этом случае необходимо проверить выбранных участников перед повторным созданием мероприятия или комнаты.
Добавление файлов
При планировании разового мероприятия на вкладке Файлы можно добавлять файлы, которые будут доступны всем участникам мероприятия.
| При планировании периодических мероприятий вкладка Файлы и добавление файлов недоступны |
Добавить файлы во вкладке Файлы можно следующими способами:
-
Нажать кнопку
→ Проводник → Выбрать файл / файлы → Нажать кнопку Открыть -
Нажать Загрузить → Проводник → Выбрать файл / файлы → Нажать кнопку Открыть
-
Выбрать файл / файлы на ПК → Drag-and-drop
Чтобы добавленный файл отображался на посадочной странице мероприятия и был доступен при гостевом входе, необходимо:
Вкладка Файлы → Выбрать файл → Нажать кнопку → Нажать кнопку Отображать на посадочной странице 
| При активированной настройке Отображать на посадочной странице загруженный файл помечается статусом доступен гостям |
Чтобы добавленный файл не отображался на посадочной странице мероприятия, необходимо:
Вкладка Файлы → Выбрать файл → Нажать кнопку → Нажать кнопку Не отображать на посадочной странице 
Чтобы удалить добавленный файл, необходимо:
Вкладка Файлы → Выбрать файл → Нажать кнопку 