Создание мероприятия
В Платформе IVA MCU можно создать мероприятие двух видов:
-
Мероприятия
→ Нажать кнопку 
→ Запланировать → Мероприятие → Создание мероприятия → Ввести информацию о мероприятии (название, описание) → Периодичность → Шаблон → Показать настройки подключения к мероприятию → Выбрать настройки → Показать дополнительные настройки → Выбрать настройки → Фоновое изображение посадочной страницы мероприятия → Вкладка Приглашенные участники → Добавить участников → Назначить роли участникам → Вкладка Файлы → Добавить файлы → Нажать кнопку Запланировать
Если Администратор Платформы IVA MCU включил и настроил бронирование ресурсов подписки, то дополнительно необходимо выбрать тариф (если их несколько) и настроить бронирование ресурсов подписки Чтобы добавляемые файлы (один или несколько) отображались на посадочной странице мероприятия и были доступны при гостевом входе, необходимо:
Вкладка Файлы → Добавить файлы → Выбрать файл → Нажать кнопку 
→ Нажать кнопку Отображать на посадочной странице 
Доступность функций Чат, Файлы, Демонстрация дополнительного контента, Опросы, Белая доска, Запись, Поднять руку в мероприятиях настраивается Администратором Платформы IVA MCU -
Мероприятия
→ Нажать кнопку → Начать сейчас → Шаблон → Рабочая область мероприятия
Периодичность мероприятия
При создании мероприятия необходимо установить его периодичность:
-
однократно
-
по будням
-
ежедневно
-
еженедельно:
-
неделя
-
день недели
-
-
ежемесячно:
-
месяц
-
день недели / число
-
При создании периодического мероприятия можно указать дату его окончания:
Выбрать периодичность: По будням / Ежедневно / Еженедельно / Ежемесячно → Дата окончания → Выбрать дату окончания:
-
Никогда (по умолчанию)
-
Выбрать дату → Ввести дату / выбрать в календаре
-
Количество сеансов → В выпадающем списке выбрать количество
Шаблон мероприятия
Шаблон — набор предустановленных параметров мероприятия.
При создании мероприятия необходимо выбрать шаблон:
-
-
HD Конференция — конференция в высоком качестве видео и аудио
-
HD Вебинар — вебинар в высоком качестве видео и аудио
-
HD Лекция — лекция в высоком качестве видео и аудио
-
HD Селектор — селектор в высоком качестве видео и аудио
-
WebRTC Вебинар — вебинар, в котором участники подключаются к мероприятию с помощью WebRTC, а не FLV HTTP
-
другие шаблоны, созданные Администратором Платформы, например мероприятие с субтитрами, мероприятие с множественной демонстрацией
-
Бронирование ресурсов подписки
Администратор Платформы IVA MCU может настроить для пользователя / группы пользователей одну или несколько подписок, а также включить и выполнить настройку бронирования ресурсов подписки.
При включении бронирования ресурсов подписки у пользователя возникают ограничения на суммарное количество WebRTC-участников, VVoIP-участников и Докладчиков (из общего числа) в зависимости от того, какие ресурсы используются (активные мероприятия / звонки, активная вновь созданная комната) или будут использованы (забронированы) в планируемых мероприятиях.
При создании Быстрого мероприятия, во время активных звонков или при входе во вновь созданную комнату, параметры подключения будут ограничены в соответствии с тарифом и бронированиями в планируемых мероприятиях.
| Если у пользователя имеется несколько активных тарифов, то для звонка, быстрого мероприятия и комнаты (вновь созданной) будет использоваться тариф с максимальными параметрами |
При создании Планируемого мероприятия, пользователь может:
-
выбрать тариф (при наличии у пользователя нескольких подписок): Поле Тариф → Открыть выпадающий список → Выбрать тариф
Список шаблонов мероприятия обновляется в соответствии с выбранным тарифом -
посмотреть подробную информацию о предлагаемых тарифах, сравнить их параметры и выбрать нужный тариф: Поле Тариф → Нажать ссылку Сравнить все тарифы → Сравнение тарифов → Снять флаговую кнопку Показывать только различия (для просмотра всех параметров) → Установить радиокнопку на выбранном тарифе → Нажать кнопку Выбрать
-
посмотреть занятое / свободное / забронированное количество подключений для участников, использующих клиентские приложения IVA Connect или браузер
-
посмотреть занятое / свободное / забронированное количество подключений для участников, использующих телефон или VVoIP-устройство
-
посмотреть занятое / свободное / забронированное количество Докладчиков (из общего числа участников с ролями Организатор, Модератор и Докладчик, одновременно осуществляющих трансляцию аудио и / или видео и / или демонстрацию рабочего стола)
-
забронировать места для подключения неприглашенных пользователей или гостевых участников мероприятия: Секция Браузер или приложение / Телефон или VVoIP-устройство / Докладчики (из общего числа) → Поле Забронировать → Ввести количество подключений, которое будет забронировано для неприглашенных и приглашенных пользователей
|
Возможные ограничения на бронирование подключений при планировании мероприятия, которые сопровождаются соответствующими предупреждениями (при этом кнопка Запланировать становится неактивной):
|
Чтобы сбросить количество забронированных подключений до количества приглашенных участников, необходимо: Нажать кнопку Авто 
|
| Ресурсы подписки могут быть забронированы активными звонками, активными вновь созданными комнатами и активными / планируемыми мероприятиями |
-
статус активен
— подписка активна -
статус неактивен
— подписка заблокирована -
тип персональный
— персональная подписка пользователя -
тип групповой
— подписка, распространяющаяся на группу пользователей
Особенность бронирования ресурсов подписки для планируемого периодического мероприятия: бронирование ресурсов подписки гарантированно осуществляется только для первого сеанса мероприятия.
Для последующих сеансов периодического мероприятия Платформа IVA MCU проверяет наличие свободных ресурсов подписки. В случае нехватки свободных ресурсов подписки для конкретного сеанса периодического мероприятия отобразится предупреждение.
Провести сеанс периодического мероприятия, для которого не хватает свободных ресурсов подписки, возможно только в количестве свободных подключений на момент проведения сеанса.
Подключение к мероприятию
При создании планируемого мероприятия можно выбрать настройки подключения к мероприятию:
-
комната ожидания для неприглашенных участников
-
параметры входа в мероприятие для рядовых участников (настройка Вход в мероприятие возможен при наличии модератора или докладчика)
Параметры входа в мероприятие для рядовых участников
При создании планируемого мероприятия Организатор может настроить параметры входа в мероприятие для рядовых участников — Вход в мероприятие возможен при наличии модератора или докладчика.
При активации настройки рядовые участники мероприятия смогут войти в мероприятие только в том случае, если к нему подключен Модератор или Докладчик.
Чтобы установить параметры входа в мероприятия для рядовых участников, необходимо:
Создание мероприятия → Показать настройки подключения к мероприятию → Выбрать требуемые настройки (флаговая кнопка Вход в мероприятие возможен при наличии модератора или докладчиков)
Регистрация на мероприятие
При планировании мероприятия Организатор может добавить или изменить форму для регистрации на мероприятие. Регистрация на мероприятие доступна для неприглашенных участников мероприятия после перехода по специальной ссылке.
| Форма регистрации на мероприятие для неприглашенных участников одновременно является и формой анкетирования при подключении к мероприятию рядовых участников |
Чтобы добавить форму регистрации на мероприятие, необходимо:
-
активировать регистрацию на мероприятие:
Создание мероприятия → Показать настройки подключения к мероприятию → Выбрать требуемые настройки (флаговая кнопка Регистрация на мероприятие)
Имя, Email и Телефон являются обязательными параметрами для заполнения формы регистрации на мероприятие -
настроить форму регистрации:
Регистрация на мероприятие → Нажать ссылку Настроить форму регистрации
→ Параметры формы → Нажать кнопку → Добавить вопрос
-
добавить вопросы для регистрации:
-
Свободный ввод: одна строка — позволяет добавить вопрос, на который участник может дать ответ в свободной форме (не более 150 символов)
-
Свободный ввод: абзац — позволяет добавить вопрос, на который участник может дать ответ в свободной форме (не более 500 символов)
-
Выбор одного варианта из нескольких — участник может выбрать только один ответ, или написать свой вариант
Чтобы добавить вариант ответа / свободный ответ, необходимо: Нажать кнопку (максимум 20 ответов) / Нажать ссылку Добавить свободный ответ -
Выбор нескольких вариантов — участник может выбрать несколько вариантов ответа одновременно и / или написать свой вариант
Чтобы добавить вариант ответа / свободный ответ, необходимо: Нажать кнопку (максимум 20 ответов) / Нажать ссылку Добавить свободный ответ
-
-
сохранить параметры регистрации: Нажать кнопку Сохранить
| Для каждого вопроса имеется возможность включения / выключения настройки Обязательно для заполнения. Если настройка выключена, то при прохождении регистрации ответ на данный вопрос будет не обязательным |
Чтобы неприглашенный участник зарегистрировался на мероприятие, ему необходимо отправить ссылку на форму регистрации из подробной информации о мероприятии, либо во время проведения мероприятия из раздела О мероприятии 
|
| После прохождения регистрации участнику мероприятия на указанный при регистрации email будет отправлено электронное письмо с персональной ссылкой на вход в мероприятие |
Чтобы изменить форму регистрации при планировании или редактировании мероприятия, необходимо:
-
перейти к настройке формы регистрации:
Показать настройки подключения к мероприятию → Регистрация на мероприятие → Нажать ссылку Настроить форму регистрации
→ Параметры формы -
внести изменения:
-
изменить текст вопросов / вариантов ответа
-
изменить обязательность ответа на вопрос
-
удалить вопрос: Нажать кнопку
-
опустить ниже / поднять выше вопрос: Нажать кнопку
(соответственно)
-
-
сохранить изменения: Нажать кнопку Сохранить
| Результаты регистрации участников на мероприятие можно скачать в области подробной информации о мероприятии |
Анкетирование при подключении
При планировании мероприятия Организатор может установить дополнительную настройку подключения к мероприятию — Анкетирование при подключении, которая будет доступна для рядовых участников мероприятия при первом подключении к мероприятию.
При активации данной настройки, рядовым участникам мероприятия требуется ответить на вопросы, указанные в анкете.
| Форма анкетирования при подключении к мероприятию рядовых участников одновременно является и формой регистрации на мероприятие для неприглашенных участников |
Чтобы добавить анкету в мероприятие, необходимо:
-
настроить форму анкеты:
Создание мероприятия → Показать настройки подключения к мероприятию → Выбрать требуемые настройки (флаговая кнопка Анкетирование при подключении) → Параметры формы → Нажать кнопку
→ Добавить вопрос
Имя, Email и Телефон являются обязательными параметрами для заполнения формы анкеты на мероприятие -
добавить вопросы для анкеты:
-
Свободный ввод: одна строка — позволяет добавить вопрос, на который участник может дать ответ в свободной форме (не более 150 символов)
-
Свободный ввод: абзац — позволяет добавить вопрос, на который участник может дать ответ в свободной форме (не более 500 символов)
-
Выбор одного варианта из нескольких — участник может выбрать только один ответ, или написать свой вариант
Чтобы добавить вариант ответа / свободный ответ, необходимо: Нажать кнопку (максимум 20 ответов) / Нажать ссылку Добавить свободный ответ -
Выбор нескольких вариантов — участник может выбрать несколько вариантов ответа одновременно и / или написать свой вариант
Чтобы добавить вариант ответа / свободный ответ, необходимо: Нажать кнопку (максимум 20 ответов) / Нажать ссылку Добавить свободный ответ
-
-
сохранить параметры анкеты: Нажать кнопку Сохранить
| Для каждого вопроса имеется возможность включения / выключения настройки Обязательно для заполнения. Если настройка выключена, то при прохождении анкетирования ответ на данный вопрос не будет обязательным |
Чтобы изменить форму анкеты при планировании или редактировании мероприятия, необходимо:
-
перейти к настройке формы анкеты:
Показать настройки подключения к мероприятию → Анкетирование при подключении → Нажать ссылку Настроить форму анкеты
→ Параметры формы -
внести изменения:
-
изменить текст вопросов / вариантов ответа
-
изменить обязательность ответа на вопрос
-
удалить вопрос: Нажать кнопку
-
опустить ниже / поднять выше вопрос: Нажать кнопку
(соответственно)
-
-
сохранить изменения: Нажать кнопку Сохранить
| Результаты анкетирования участников на мероприятие можно скачать в области подробной информации о мероприятии |
Пароль для неприглашенных участников
При создании планируемого мероприятия или комнаты доступна настройка подключения к мероприятию — Запрашивать пароль для неприглашенных участников. Пароль автоматически генерируется при активации настройки, но может быть изменен Организатором мероприятия. После активации данной настройки при входе в мероприятие / комнату по ID или гостевой ссылке неприглашенным участникам (гостям) и Докладчикам необходимо будет ввести пароль.
| Настройка Запрашивать пароль для неприглашенных участников может быть включена по умолчанию, если Администратор Платформы включил ее на уровне системы |
Чтобы установить пароль для неприглашенных участников и Докладчиков, необходимо:
Создание мероприятия → Показать настройки подключения к мероприятию → Выбрать требуемые настройки (флаговая кнопка Запрашивать пароль для неприглашенных участников) → Ввести пароль для гостей / пароль для докладчиков
Для отображения введенных символов необходимо нажать кнопку 
Для обновления автоматически сгенерированного пароля необходимо нажать кнопку 
|
Количество символов в пароле мероприятия: от 4 до 32. Организатор или Модератор мероприятия могут в любое время изменить пароль |
Вход в мероприятие до начала
При создании планируемого мероприятия доступна настройка подключения к мероприятию — Разрешить вход в мероприятие до начала, которая позволяет участникам войти в еще не начавшееся мероприятие. В зависимости от настройки войти можно за 5, 10, 15, 30 минут или 1 час до начала мероприятия.
Чтобы запланировать и разрешить вход в мероприятие до начала, необходимо:
Создание мероприятия → Показать настройки подключения к мероприятию → Выбрать требуемые настройки (флаговая кнопка Разрешить вход в мероприятие до начала) → Выпадающее меню → Выбрать разрешенное время для входа до начала мероприятия (5, 10, 15, 30 минут или 1 час)
| Организатор или Модератор может в любое время войти в запланированное еще не начавшееся мероприятие |
Разрешить доступ к материалам завершенного мероприятия
При создании планируемого мероприятия доступна настройка подключения к мероприятию — Разрешить доступ к материалам завершенного мероприятия.
Организатор или Модератор мероприятия при создании / редактировании планируемого мероприятия может настроить возможность доступа к материалам завершенного мероприятия.
Чтобы разрешить доступ к материалам завершенного мероприятия, необходимо:
Создание мероприятия → Показать настройки подключения к мероприятию → Разрешить доступ к материалам завершенного мероприятия → Выпадающее меню → Выбрать уровень доступа (Всем, Только приглашенным)
Дополнительные настройки
При создании планируемого мероприятия можно выбрать дополнительные настройки:
-
постоянное отображение участников в раскладке видео
-
индикация голосовой активности участников
Синхронный перевод
При создании планируемого мероприятия доступна дополнительная настройка — Синхронный перевод, которая позволяет проводить международные мероприятия с синхронными переводчиками.
Чтобы включить Синхронный перевод, необходимо:
Создание мероприятия → Шаблон → Показать дополнительные настройки → Выбрать требуемые настройки (флаговая кнопка Синхронный перевод) → Добавить участников → Назначить роли участникам → Назначить переводчика → Выберите язык → Выбрать языки перевода → Нажать кнопку Установить
| Синхронный перевод доступен для мероприятий типа Вебинар и Конференция |
Деление участников на группы
При создании планируемого однократного мероприятия доступна дополнительная настройка — Деление участников на группы, которая позволяет создавать и управлять группами в рамках текущего мероприятия.
| Возможность использования настройки Деление участников на группы определяется параметрами подписки. Параметры подписки настраиваются Администратором Платформы IVA MCU |
| Деление участников на группы недоступно для повторяющихся мероприятий |
Чтобы запланировать мероприятие с группами, необходимо:
Создание мероприятия → Шаблон → Показать дополнительные настройки → Выбрать требуемые настройки (флаговая кнопка Деление участников на группы)
Оповещение о завершении мероприятия
При планировании мероприятия Организатор может установить дополнительную настройку — Оповещение о завершении мероприятия.
При активации настройки Оповещение о завершении мероприятия, по завершении мероприятия на адрес электронной почты пользователя, участвовавшего в мероприятии, будет отправлено письмо, содержащее информацию о завершении мероприятия, а также ссылку для просмотра материалов завершенного мероприятия.
Чтобы активировать настройку Оповещение о завершении мероприятия, необходимо:
Создание мероприятия → Показать дополнительные настройки → Выбрать требуемые настройки (флаговая кнопка Оповещение о завершении мероприятия)
Автоматический старт записи и стенограммы мероприятия
При создании планируемого мероприятия Организатор может включить автоматический старт записи и стенограммы мероприятия.
Управление записью и управление стенограммой осуществляется в интерфейсе активного мероприятия.
Чтобы включить автоматический старт записи и стенограммы мероприятия, необходимо:
Создание мероприятия → Показать дополнительные настройки:
-
автоматический старт записи мероприятия: Нажать флаговую кнопку Автоматический старт записи мероприятия
-
автоматический старт стенограммы мероприятия: Нажать флаговую кнопку Автоматический старт стенограммы мероприятия
Принудительное управление камерой и микрофоном
При создании планируемого мероприятия доступна настройка управления оборудованием участников — Принудительное управление камерой и микрофоном, которая позволяет Организатору или Модератору принудительно управлять камерой и микрофоном остальных участников мероприятия (без запроса).
Если настройка Принудительное управление камерой и микрофоном включена, то при подключении к мероприятию участникам отобразится уведомление.
В мероприятии с принудительным управлением Организатор или Модератор может управлять камерой / микрофоном участника без запроса и независимо от установленных участником настроек медиатрансляции. Кроме случая, когда участник отключил себе, например камеру, то Модератор не сможет включить ему камеру. Если участник включит себе камеру, то Модератор снова может принудительно управлять его камерой.
Чтобы запланировать мероприятие и включить принудительное управление камерой и микрофоном, необходимо:
Создание мероприятия → Показать дополнительные настройки → Выбрать требуемые настройки (флаговая кнопка Принудительное управление камерой и микрофоном)
Фоновое изображение посадочной страницы мероприятия
При планировании мероприятия Организатор может добавить, изменить или удалить фоновое изображение, которое будут видеть участники при входе в мероприятие по гостевой ссылке.
Чтобы добавить фоновое изображение посадочной страницы, необходимо:
Создание мероприятия → Фоновое изображение посадочной страницы мероприятия → Нажать ссылку Загрузить фон 
→ Проводник → Выбрать файл → Открыть → Образец изображения посадочной страницы
| Максимальный размер фонового изображения посадочной страницы: 2048×2048 пикселей |
Чтобы изменить фоновое изображение посадочной страницы, необходимо:
Создание мероприятия → Фоновое изображение посадочной страницы мероприятия → Нажать кнопку → Изменить фон 
→ Проводник → Выбрать файл → Нажать кнопку Открыть
Чтобы удалить фоновое изображение посадочной страницы, необходимо:
Создание мероприятия → Фоновое изображение посадочной страницы мероприятия → Нажать кнопку → Удалить фон 
→ Подтвердить удаление, нажав кнопку Удалить
Добавление участников
Во время планирования мероприятия на вкладке Приглашенные участники можно добавить пользователей из адресной книги и пригласить незарегистрированного пользователя.
Приглашенным участникам мероприятия на электронную почту будет направлено письмо с информацией о запланированном мероприятии и персональной ссылкой для входа в него. Если участник является зарегистрированным пользователем, то его персональная ссылка будет содержать информацию для аутентификации. Если участник незарегистрированный пользователь, то его персональная ссылка будет содержать информацию для принудительной авторизации под именем, которое указал Организатор мероприятия.
Чтобы добавить участников из адресной книги, необходимо:
Нажать кнопку → Добавление участников → Строка поиска → Ввести имя участника → Выбрать участника → Нажать кнопку Добавить
Нажать кнопку → Добавление участников → Нажать ссылку Импорт → Импорт участников → Ввести email участника мероприятия → Нажать кнопку Добавить 
→ Проверка введенных email → Нажать кнопку Добавить
Если обнаружится ошибка в формате записи email, то такие адреса будут записаны в списке Ошибки и не будут добавлены к участникам мероприятия.
Для редактирования email с ошибкой необходимо: Навести курсор на email → Нажать кнопку 
Для удаления email необходимо: Навести курсор на email → Нажать кнопку 