Личный кабинет пользователя

Чтобы открыть личный кабинет, необходимо воспользоваться одним из следующих вариантов:

нажать на аватар пользователя
в главном меню выбрать Настройки → Общие
нажать клавишу F12

Затем выбрать нужный раздел в левом меню кабинета.

Состав разделов зависит от установленных и включенных модулей Приложения

Аккаунт

В разделе Аккаунт отображаются имя, должность, отдел и основной адрес электронной почты пользователя. Основной адрес используется в качестве логина.

Чтобы изменить аватар, необходимо: Нажать на изображение пользователя → Выбрать файл в формате: PNG, JPG или JPEG → Нажать кнопку Сохранить

Чтобы добавить контактные данные, необходимо: нажать Добавить адрес электронной почты или Добавить телефонный номер → Заполнить появившееся поле → Нажать кнопку Сохранить

Для телефонного номера также необходимо выбрать тип номера

Статус пользователя

Пользователь может вручную установить статус присутствия в Приложении:

Доступен
Нет на месте
Не беспокоить

Если установлен статус пользователя Не беспокоить, то недоступны следующие уведомления:

пуш-уведомления и звуковые уведомления о новых сообщениях, письмах, приглашениях и начале мероприятий
звуковое уведомление и окно входящего звонка

Статус Не беспокоить не блокирует доставку самих сообщений и событий, а счетчики в Приложении работают в обычном режиме

Чтобы установить статус пользователя и подпись к нему, необходимо:

в разделе Аккаунт нажать кнопку → Откроется окно Установить статус и подпись
в раскрывающемся списке статусов выбрать статус:
- Доступен
- Нет на месте
- Не беспокоить
в поле Подпись ввести собственный текст подписи к статусу (длиной не более 128 символов) или выбрать вариант в секции Шаблоны подписи (при необходимости)
Нажать кнопку выбора эмодзи и выбрать эмодзи (при необходимости)
в поле Сбросить выбрать срок действия статуса и подписи:
- Не сбрасывать
- Через 30 минут
- Через 1 час
- Через 4 часа
- Завтра
- По окончании недели
- Выбрать дату и время — указать дату и время в появившихся полях
нажать кнопку Сохранить

При выборе шаблона автоматически заполняются подпись, эмодзи и срок сброса. Перед сохранением эти параметры можно изменить. Чтобы установить только статус, поле Подпись необходимо оставить пустым.

Чтобы сбросить статус пользователя и подпись, необходимо открыть окно Установить статус и подпись и нажать кнопку Сбросить.

После сброса или истечения выбранного срока ручной статус и подпись удаляются. Система автоматически определяет актуальный статус пользователя

Сессии

В разделе Сессии отображаются текущий и другие сеансы пользователя: клиент, операционная система или браузер, IP-адрес и время последнего доступа. Чтобы обновить список, необходимо нажать Обновить.

Чтобы завершить отдельный сеанс, необходимо:
Выбрать сеанс → Нажать Закрыть

Сеанс из раздела Другой сеанс закрывается без подтверждения — завершение текущего сеанса необходимо подтвердить.

Чтобы завершить все сеансы, кроме текущего, необходимо: нажать Закрыть другие сессии → Подтвердить действие

Настройки

В разделе Настройки доступны:

Почта

В разделе Почта доступны следующие вкладки:

Внешний вид — расположение области просмотра письма
Псевдонимы — создание, изменение и выбор почтовых псевдонимов
Подписи — создание и настройка подписей писем
Подписки — управление подписками на почтовые папки
Правила — создание почтового правила
Автоответ — создание и настройка автоматического ответа
Сертификаты — управление сертификатами

В форме создания почтового правила действия Отменить / Выбросить имеют равнозначное значение. Для его применения необходимо установить флаговую кнопку Отменить / Выбросить в секции Дополнительные экспертные действия и сохранить правило

Внешний вид

Чтобы настроить отображение области просмотра письма, необходимо выбрать один из вариантов:

Справа от списка — вид по умолчанию
Под списком
Без разделения

Псевдонимы

Чтобы добавить псевдоним, необходимо:

открыть раздел Псевдонимы
нажать Создать псевдоним
ввести имя и почтовый адрес для отображения

Почтовый адрес должен быть добавлен на сервер администратором
нажать Применить, чтобы сохранить псевдоним. Чтобы отменить создание псевдонима, необходимо нажать Отменить

Созданный псевдоним отобразится в списке

Чтобы отредактировать созданный псевдоним, необходимо нажать кнопку Иконка Отредактировать . Чтобы удалить — нажать кнопку Иконка Удалить .

Чтобы настроить отображение поля От и выбор псевдонима при создании письма, необходимо перевести слайдер в положение Иконка Включенный слайдер

. Чтобы отключить отображение поля, необходимо перевести слайдер в положение Иконка Выключенный слайдер

— в этом случае будет выбран псевдоним по умолчанию

Чтобы отключить псевдоним, не удаляя его, необходимо перевести иконку в положение Иконка Отключено . Чтобы включить псевдоним обратно, необходимо перевести иконку в положение Иконка Включено .

Подписи

Можно настроить подпись, которая будет автоматически добавляться в конце каждого письма. Для этого необходимо перейти в раздел Подпись и нажать Создать подпись

В открывшемся окне необходимо задать название подписи, параметры добавления (вручную, только в новые, только в ответы и пересылки, везде) и ввести текст в поле. При необходимости можно воспользоваться панелью форматирования, расположенной над полем ввода текста

При необходимости можно настроить расположение и параметры использования подписи

Чтобы создать подпись, необходимо нажать Сохранить

Чтобы отредактировать уже созданную подпись, необходимо нажать Иконка Отредактировать . Чтобы удалить подпись, необходимо нажать Иконка Удалить

Чтобы отключить подпись, не удаляя ее, необходимо перевести слайдер в положение Иконка Выключенный слайдер . Чтобы включить подпись обратно, необходимо перевести слайдер в положение Иконка Включенный слайдер .

Подписки на папки и календари

Чтобы открыть подписки, необходимо: выбрать Почта → Подписки или Календарь → Подписки

Доступны следующие вкладки:

Приглашения — папки или календари, к которым предоставлен доступ

Чтобы подписаться, необходимо нажать кнопку + справа от нужного объекта
Текущие подписки — папки или календари, на которые пользователь подписан

Чтобы отписаться, необходимо нажать кнопку − справа от нужного объекта
Делегировано — объекты, к которым пользователь предоставил доступ.
Чтобы изменить права, необходимо открыть список прав рядом с адресом пользователя и выбрать новое значение. Чтобы отозвать доступ, необходимо в том же меню выбрать Удалить пользователя и подтвердить удаление

Правила

Создание правила

Чтобы настроить почтовые правила, необходимо:

открыть раздел Правила
нажать Создать правило
в открывшемся окне ввести название правила и установить условия фильтрации:
- Применять, если выполнены все условия — правило будет работать при соблюдении всех добавленных условий
- Применять, если выполнено любое условие — правило будет работать при соблюдении хотя бы одного добавленного условия
- От — фильтр по отправителю письма в формате name@domen.ru
- Кому — фильтр по получателю письма в формате name@domen.ru
- Копия — фильтр по получателю копии письма в формате name@domen.ru
- Тема — фильтр по теме письма
- Размер — фильтр по размеру письма в килобайтах
- Содержит — правило сработает, если письмо будет соответствовать хотя бы одному условию. Например, Кому Содержит teh3@demo.org — в этом случае все письма, отправленные пользователю teh3@demo.org, будут обработаны правилом, даже если в самом письме были указаны и другие получатели
- Не содержит — правило сработает, если письмо не будет содержать хотя бы одно условие. Например, Тема Не содержит Созвон — в этом случае все письма с иной темой письма будут обработаны правилом
- Равно — правило сработает, если заданный параметр будет точно соответствовать условию. Например, Тема Равно Совещание — в этом случае все письма с такой темой будут обработаны правилом, но если в теме письма будет указано Срочное совещание, письмо не будет обработано правилом
- Не равно — правило сработает, если заданный параметр будет отличаться от условия. Например, От Не равно teh3@demo.org — в этом случае все письма, полученные от других отправителей, будут обработаны правилом
- Меньше/Больше — применимо, только если выбран фильтр по размеру письма
выбрать действия, которые должны совершаться при выполнении правила:
- Переместить в — выбрать папку, в которую будут перемещаться письма
- Пометить прочитанным — письма будут помечаться как прочитанные
- Переадресовать — указать почтовый адрес пользователя, которому будут перенаправляться письма
- Отвечать сообщением — настроить текст автоответа
- Выбросить — письма будут безвозвратно удаляться без возможности восстановления
- Прекратить обработку — при наличии нескольких правил, их применение остановится на данном

установить флаги, если это необходимо

Флаги являются служебными метками, которые присваиваются письмам почтовым сервером и описывают, как письмо должно отображаться в клиентском приложении. Например, можно использовать флаг Помечено, чтобы обработанные правилом письма помечались как избранные, или флаг Удалено, чтобы автоматически отмечать письма к удалению

нажать Сохранить, чтобы завершить создание правила

Если существует несколько правил с одинаковыми условиями или частью условий, применяться будет только последнее созданное правило

Чтобы отредактировать уже созданное правило, необходимо нажать Иконка Отредактировать . Чтобы отключить правило, не удаляя его, необходимо перевести слайдер в положение Иконка Выключенный слайдер . Чтобы включить правило обратно, необходимо перевести слайдер в положение Иконка Включенный слайдер

Чтобы совершить дополнительные действия с правилом, необходимо нажать Иконка Дополнительные действия :

Дублировать — открывает окно создания правила с копией условий текущего правила
Удалить — удаляет правило

Примеры готовых почтовых правил

Сценарий 1

Все письма от начальника помечать как избранные и перемещать в отдельную папку

создать новое правило, указав в качестве отправителя teh1@demo.org
выбрать папку для перемещения и установить необходимую флаговую кнопку
нажать Сохранить, чтобы завершить создание правила. В результате письмо от начальника автоматически помечается как избранное и перемещается в папку

Сценарий 2

Письма, касающиеся совещаний, отправленные teh2@demo.org, перемещать в отдельную папку.

создать новое правило, добавив два условия: тема письма и отправитель. Указать именно Тема Содержит "Совещание", чтобы не пропустить, к примеру, письмо с темой "Совещание в пятницу". Выбрать Применять, если выполнены все условия, чтобы правилом обрабатывались только письма по поводу совещаний от teh2@demo.org
выбрать папку для перемещения
нажать Сохранить, чтобы завершить создание правила. В результате письмо от teh2@demo.org по поводу совещания автоматически перемещается в отдельную папку

Автоответ

Автоматический ответ можно настроить для всех входящих писем, например на время отпуска. Чтобы создать автоответ, необходимо открыть раздел Автоответ, нажать Создать автоответ и выполнить следующие действия:

ввести название и текст автоответа
выбрать дату начала. Чтобы задать дату окончания, необходимо установить флажок Установить дату завершения и выбрать дату
настроить дополнительные параметры:
- Отправлять автоответ:
  - Всем — настройка по умолчанию, автоответ будет отправляться на все входящие письма;
  - Конкретным адресатам — указать почтовый(-е) адрес(-а) пользователя(-ей), которому(-ым) будет отправляться автоответ
- Применять для писем с темой:
  - Содержит — автоответ сработает, если тема входящего письма будет содержать хотя бы указанное условие. Например, Содержит Созвон — в этом случае на все письма с указанной темой будет отправлен автоответ
  - Не содержит — автоответ сработает, если тема входящего письма не будет содержать указанное условие. Например, Не содержит Совещание — в этом случае на все письма с иной темой будет отправлен автоответ
  - Равно — автоответ сработает, если тема входящего письма будет точно соответствовать условию. Например, Равно Рассылка — в этом случае на все письма с такой темой будет отправлен автоответ, но если в теме письма будет указано Еженедельная рассылка, автоответ не будет отправлен
  - Не равно — автоответ сработает, если заданная тема будет отличаться от условия. Например, Не равно Договор — в этом случае на все письма с отличающейся темой (к примеру, Договор поставки) будет отправлен автоответ
- Переадресовывать письма — указать почтовый(-е) адрес(-а) пользователя(-ей), которому(-ым) будут перенаправляться письма. Чтобы копия письма сохранялась в почтовом ящике пользователя, необходимо установить флаговую кнопку
нажать Сохранить, чтобы завершить создание автоответа

Чтобы отредактировать уже созданный автоответ, необходимо нажать Иконка Отредактировать . Чтобы удалить автоответ, необходимо нажать Иконка Три точки и выбрать Удалить

Чтобы отключить автоответ, не удаляя его, необходимо перевести слайдер в положение Иконка Выключенный слайдер . Чтобы включить автоответ обратно, необходимо перевести слайдер в положение Иконка Включенный слайдер .

Сертификаты

В разделе Почта → Сертификаты можно создать личный сертификат — кнопка Сгенерировать сертификат или загрузить его — кнопка Импорт PKCS#12. При наличии личного сертификата доступны его удаление и экспорт в форматы PKCS#7 и PKCS#12

Чтобы добавить сертификат другого пользователя, необходимо: секция Хранилище сертификатов → нажать кнопку Импорт → выбрать файл PKCS#7 с расширением .p7b.

Календарь

В разделе Календарь → Подписки выполняется управление подписками на календари. Создание собственных календарей выполняется в основном разделе Календарь.

Настройки конференций

В разделе Настройки конференций доступны параметры участия в мероприятиях, настройки видео и настройки аудио.

В подразделе Управление диском отображаются занятое и свободное дисковое пространство и список файлов. Доступны поиск, сортировка и удаление выбранных файлов.

В подразделе Статистика мероприятий доступны общая информация, графики Возможные мероприятия и Платформы подключения, а также список мероприятий.

Чаты

Настройки отдельных типов чатов доступны при включенных уведомлениях во всем Приложении

В разделе Чаты доступны:

Уведомления — настройка пуш-уведомлений для групповых, личных, информационных и широковещательных чатов:

Чтобы настроить пуш-уведомления, необходимо открыть Чаты → Уведомления, включить или выключить переключатель Во всём приложении и переключатели для нужных типов чатов, затем нажать кнопку Сохранить.
Звуковые — настройка звуковых уведомлений при отправке и получении сообщений, личных и групповых звонках

Чтобы сохранить настройки звуков, необходимо нажать кнопку Сохранить в разделе Чаты → Звуковые.

Папки с чатами — выбор расположения панели папок

Чтобы настроить расположение папок с чатами, необходимо: Чаты → Папки с чатами.

Доступны варианты Панель сбоку и Панель сверху.
Дополнительно — проверка орфографии в сообщениях

Чтобы настроить проверку орфографии, необходимо открыть Чаты → Дополнительно, включить или выключить переключатель Включать орфографию в сообщениях и нажать кнопку Сохранить.

О программе

В разделе О программе отображаются версия установленного IVA One Desktop, номер сборки и сведения о доступности обновления. Также раздел можно открыть из главного меню: Помощь → О программе…