Вебинар: что это, как провести и на какой платформе

Что такое вебинар

Вебинар — это формат онлайн-мероприятия, который проводят в прямом эфире с помощью специальных платформ. Само слово происходит от двух английских слов «web» и «seminar» , поэтому его иногда называют онлайн-семинаром. Компании организуют такие мероприятия для обучения аудитории, продвижения товаров или услуг, привлечения клиентов.

Преимущества онлайн-семинаров:

Относительно невысокая стоимость организации и проведения.
Участие пользователей из любой точки мира.
Возможность записи — зрители смогут посмотреть его повторно.

Чтобы организовать, а затем провести эффективный вебинар, нужно правильно определить целевую аудиторию, выбрать платформу, купить оборудование и учесть многие другие детали — расскажем о них далее.

Из чего состоит вебинар

Как правило, структуру эфира можно представить следующим образом:

Приветствие. Ведущий здоровается с аудиторией, проводится проверка звука, видео, иногда объясняются функции платформы, на которой проводится мероприятие. Участники получают информацию о выгоде, которую они получат от просмотра: знания, навыки, специальные предложения по окончании события. Кроме того, ведущий может попросить зрителей ответить в чате на какой-то вопрос, например, «каковы ваши ожидания от сегодняшнего события?». На этом этапе также может быть описан план мероприятия.
Представление спикера (эксперта). Ведущий рассказывает о себе, своем образовании, опыте, наградах — так формируется доверие аудитории, а также подтверждается экспертность спикера. Представление не должно быть слишком долгим: это лишь часть вступления, а не основная часть мероприятия.
Создание потребности. Цель этого пункта — подтвердить актуальность мероприятия для аудитории, привлечь внимание к продукту, решающему проблему зрителей.
Демонстрация продукта. Спикер описывает продукт, а также то, как он решает проблемы аудитории. Далее ведущий приводит реальный пример использования этого продукта: как другие клиенты компании сталкивались с такими же трудностями, но смогли преодолеть их с помощью продукта. Здесь эксперт также может попросить участников предоставить обратную связь, например, узнать, есть ли вопросы. Для большего вовлечения аудитории могут проводиться викторины, опросы и другие интерактивы.
Завершение. Ведущий подводит итоги мероприятия, а затем переходит к общению с аудиторией: отвечает на вопросы, развеивает сомнения зрителей. Если вебинар продающий, эта часть содержит призыв к действию и специальное предложение для участников: скидка, бонусы, подарок. Спикер благодарит всех за присутствие, а затем прощается.

Что такое продающий и бесплатный вебинар

Продающий вебинар — это, как правило, бесплатное онлайн-мероприятие, цель которого заключается в продвижении и продаже товаров или услуг. Главная задача ведущего в таком случае — показать участникам ценность продукта, простимулировать их к покупке, а также выстроить доверительные отношения через следующие компоненты:

Структура. Присутствует четкий план проведения мероприятия: есть вводная и основанная части, описание продукта, отведено время для общения с участниками.
Подача информации. Используются наглядные способы предоставления информации, например графики, презентации.
Коммуникация с участниками. Ведущий отвечает на вопросы, проводит викторины и опросы.
Демонстрация продукта, а также результата его использования в каком-то виде. Например, при продвижении онлайн-курсов участникам часто рассказывают о реальных историях учеников.
Рекламное предложение (призыв к действию). Иногда участникам предлагается уникальная, недоступная другим возможность приобретения продукта, например скидка или подарок при покупке.

Продающие вебинары полезны, когда нужно познакомить целевую аудиторию с продуктом или услугой, склонить к покупке сомневающуюся часть аудитории. Для повышения эффективности в таких мероприятиях обычно участвуют эксперты.

Бесплатный вебинар — это онлайн-мероприятие, не подразумевающее продвижение или прямую продажу товаров или услуг.Скорее оно направлено на предоставление полезной информации участникам. Цель такого мероприятия — выстроить доверие между ведущим (компанией) и аудиторией. На бесплатных трансляциях аудитории часто преподносятся новые знания, при этом они также могут содержать демонстрацию продукта, его описание, результат использования. Призыв к действию не характерен для таких событий.

Бесплатные онлайн-семинары эффективны для повышения узнаваемости бренда и привлечения клиентов, сбора контактной информации целевой аудитории или повышения ее вовлеченности перед запуском.

Когда продающий вебинар поможет бизнесу

Продающий вебинар эффективен, когда:

Бизнес продвигает новый товар или услугу. В таком случае на онлайн-мероприятии можно познакомить аудиторию с продуктом: описать его, представить зрителям преимущества, показать его в действии, привести сценарии использования, ответить на вопросы в прямом эфире.
Продукт компании сложный: он дорогой, имеет ограниченную целевую аудиторию или длинный цикл продаж. К таким товарам и услугам относятся программное обеспечение, курсы, многие B2B-услуги. Во время трансляции можно подробно описать продукт, сравнить его с аналогами, рассказать о примерах применения, что упростит решение о покупке.
Нужно подтолкнуть к покупке «теплую» аудиторию. С помощью продающего вебинара можно перевести клиентов на следующую стадию воронки продаж. Решение о покупке можно ускорить дополнительно, используя принцип дефицита, эффект срочности.
Нужно установить или закрепить доверительные отношения. Хоть в отношении продающих вебинаров эта цель скорее второстепенная, они все равно способствуют налаживанию коммуникации, выстраиванию доверия со зрителями.

Как организовать и подготовиться к вебинару

При планировании онлайн-мероприятия должны быть выполнены следующие шаги:

Определение типа события. Сначала определяется, какова цель онлайн-семинара: предоставить зрителям информацию или продвинуть продукт. Помимо этого, просмотр может быть платным или бесплатным, при этом платный формат предполагает наличие на мероприятии уникальной информации (недоступной в бесплатных источниках).
Определение темы, аудитории события. Тема и зрители мероприятия взаимосвязаны: содержание трансляции должно соответствовать целям участников. Поэтому в самом начале важно четко понимать, на кого рассчитано событие (возраст, образование, профессия), какую пользу можно принести этим людям.
Выбор платформы. Стоит рассмотреть разные варианты: изучить их возможности. Например, если планируется большое число зрителей, необходимо убедиться в том, что платформа поддерживает такое количество участников. Кроме того, важно найти канал, обеспечивающий высокое качество звука и видео.
Составление плана. Нужно создать структуру события, распределить время на каждый этап.
Создание презентации. Визуальный контент (иллюстрации, инфографика) поможет участникам проще воспринимать информацию. Презентация должна обращать внимание аудитории на определенные тезисы, дополнять повествование ведущего, а не повторять его. Чтобы создать презентацию, должны учитываться правила дизайна, колористики, типографики, поэтому часто эту работу передают дизайнерам.
Написание текста. Во время выступления спикер должен подавать материал самостоятельно, но написанный по тезисам план повествования поможет лучше ориентироваться в материале и времени.
Анонс, продвижение события. Потенциальных слушателей нужно пригласить на вебинар заранее — в среднем этот этап начинается за 7 дней до проведения, но если событие крупное и планируется масштабная рекламная кампания, это время может быть увеличено. При использовании любых способов продвижения зрители должны получить информацию о дате, времени проведения, платформе, теме, выгоде от просмотра.
Проверка техники. Нужно протестировать микрофон, камеру, необходимые функции, например демонстрацию экрана или голосование, связь. Если возникают проблемы с платформой проведения, стоит обратиться в техническую поддержку. Если выявляются проблемы с оборудованием — использовать запасное или попробовать перенастроить его.
Репетиция. Спикеру стоит несколько раз «провести» вебинар (перед настоящим мероприятием), чтобы звучать увереннее, а также обнаружить возможные ошибки повествования заранее.
Непосредственно перед началом встречи спикеру необходимо обеспечить тишину в комнате, подготовить воду или чай, настроиться, постараться снизить волнение. За 5-7 до начала зрители начнут подключаться — ведущему следует поприветствовать их. Спикер может познакомиться с аудиторией, например, попросить написать города, из которых смотрят трансляцию.

Организация видеоконференций c IVA MCU

Iva MCU — это корпоративная платформа видеоконференцсвязи (ВКС), полностью разработанная российской IT-компанией IVA Technologies. C помощью нее можно проводить различные онлайн-мероприятия: совещания, лекции, вебинары и другие. Платформа поддерживает множество функций, обеспечивающих высокое качество проведения онлайн-событий:

планирование событий внутри приложения (доступно для устройств на iOS и Android);
проведение видеоконференций в браузере без установки дополнительного ПО;
демонстрация экрана пользователя;
поддержка трансляций на более чем 10 000 человек;
создание виртуальных комнат для постоянных мероприятий;
мессенджер с поддержкой личных и групповых чатов, внутри которого можно обмениваться файлами и
документами, совершать звонки по одному клику;
показ статусов активности пользователей;
стенографирование IVA Terra (сервис распознавания речи на базе искусственного интеллекта, способный
преобразовывать аудио в текст, а также создавать протоколы мероприятий);
интеграция с офисными приложениями;
эхо- и шумоподавление;
поддержка разрешения до 4К UltraHD;
ведение статистики конференций;
запись событий, замена фона;
высокий уровень отказоустойчивости.

Iva MCU обеспечивает безопасность онлайн-семинаров: платформа поддерживает разделение прав пользователей, аутентификацию и авторизацию, интегрируется с антивирусами, DLP и SIEM системами, шифрует трафик. Пользователи подключаются к трансляциям по индивидуальным ссылкам, а для неприглашенных участников есть комната ожидания. Регулярно проводится тестирование на наличие уязвимостей.

Оставить заявку на получение демоверсии продукта, а также консультации менеджера компании можно по ссылке.

Как продвигать свой вебинар

Существует несколько способов продвижения онлайн-мероприятий:

Социальные сети. В собственных аккаунтах компания, планирующая вебинар, может публиковать его анонсы с описанием события, призывом к действию (чаще всего — к регистрации). Дополнительно для привлечения аудитории будет полезно представление спикера с помощью постов и историй. Также возможно партнерство с инфлюенсерами со схожей целевой аудиторией. Заголовки постов должны подчеркивать выгоду, которую зрители получат от просмотра, содержать структурированный текст, подходящие картинки. Можно также запустить таргетированную рекламу.
Лендинг. Важнейший компонент продвижения онлайн-семинаров, позволяющий собрать контакты пользователей. Лендинг обязательно должен содержать описание события, дату и время проведения, форму регистрации, представление спикера, отзывы клиентов, призыв к действию. Обычно на страницу также добавляется таймер, создающий эффект срочности.
Сайт. Эффективно размещать на посещаемых страницах баннеры и всплывающие окна, сообщающие пользователям о предстоящем событии. Эти компоненты также должны предоставлять возможность регистрации.
Email-рассылка. Тема и заголовок письма должны сразу привлекать пользователей: сообщать им о выгоде от просмотра. Текст рассылки же должен описывать содержание события, кратко рассказывать о спикерах. В письмо нужно добавить ссылку или кнопку для регистрации.
Контекстная реклама. Этот вид рекламы показывается пользователям на основе их действий в интернете, в том числе запросов, поэтому нужно, чтобы существовали запросы, связанные с темой события (это можно проверить, проанализировав ключевые слова).

Этапы проведения вебинара

Приведем общий алгоритм проведения вебинара:

Планирование. Выбор формата, темы, определение аудитории, длительности, времени проведения события. Создание структуры, текста, презентации или поиск других материалов. Выбор, тестирование платформы, поиск альтернативы (если нужно). Поиск оборудования, проверка интернет-соединения, продвижение события.
Подготовка. Репетиции ведущего, проверка работы оборудования, создание фона, правильного освещения.
Проведение. Приветствие, описание плана мероприятия, представление спикера. Переход к основной части: создание потребности, демонстрация продукта. Завершение с ответами на вопросы зрителей в чате, отработкой возражений, подведением итогов, призывом к действию. Если встреча это предполагает, сразу после него участникам могут быть направлены запись трансляции, различные материалы, ссылки, инструкция к получению бонусов и так далее. Дополнительно создают рассылку с формой обратной связи для сбора отзывов.
Анализ эффективности. Просмотр отзывов зрителей, оценка посещаемости, для продающих вебинаров — конверсии. Результаты анализа нужно использовать для повышения эффективности последующих событий.

Советы по организации и проведению вебинара

Успех вебинара зависит от качества звука и видео, поэтому лучше выбрать соответствующее оборудование. Камера должна иметь разрешение от 1080p, количество кадров в секунду от 30, поддерживать функцию автофокусировки. Обычно камеру устанавливают на уровне глаз, поэтому также может пригодиться штатив. Микрофон может быть петличным или настольным и иметь функцию шумоподавления. На всякий случай лучше иметь запасное оборудование. Кроме того, нужно настроить освещение, убрать лишние предметы с фона (альтернативно можно использовать виртуальный фон, доступный на платформах).

Еще один значимый компонент — это время проведения трансляции. Во-первых, время начала события должно быть удобным для целевой аудитории: например, если зрители — офисные работники, то мероприятие лучше проводить вечером или в выходные. Во-вторых, вебинар должен иметь четкую длительность, которой следует придерживаться — иначе зрители могут потерять интерес, а также ощутить неуважение к себе. Именно поэтому нужно иметь план мероприятия с выделенным временем на каждый пункт и отслеживать тайминг во время трансляции. Оптимальная длительность — 60 минут.

Для повышения вовлеченности зрителей стоит заранее придумать интерактив — обычно их проводят в основной части события. Это может быть короткий опрос на тему только что сказанного спикером или, наоборот, введением в следующую мысль ведущего. Интерактивы — это тоже способ коммуникации с аудиторией, поэтому пренебрегать ими не стоит.

Отдельно стоит отработать возражения — лучше попробовать предугадать их и составить список с ответами. Ответы не должны провоцировать конфликт или отрицать проблему человека: акцент нужно делать на решении с четкой, мягкой аргументацией. Чтобы составить ответы, нужно понять причину возражения, самые распространенные из них:

Недостаток информации — человек не понимает, как именно товар или услуга удовлетворит его потребность. Спикеру нужно дать более подробные объяснения, подчеркнуть выгоду, также эффективно будет еще раз показать, как использовать продукт.
Недовольство ценой — человек считает стоимость завышенной или предполагает, что аналогичный продукт можно купить за меньшую цену. Ведущему следует рассказать о том, что входит в стоимость, подвести ответ к тому, что цена и качество (ценность) продукта соответствуют друг другу.
Отрицательный предшествующий опыт — человек уже покупал похожий продукт и не получил от него ожидаемого результата. Спикеру нужно привести преимущества продукта компании и, если это возможно, предоставить гарантии.

При наличии возражений, сначала их нужно внимательно выслушать, уточнить, а затем переходить к ответу.

Источники: